Bauwesen Dokumenten­verarbeitung

Übergabedokumentation von Bauprojekten: KI ordnet die Nachweise zu und findet sie wieder.

Zertifikate, Prüfberichte und Prüfprotokolle von Dutzenden Lieferanten automatisch in die Projektstruktur eingeordnet – mit einheitlicher ID, Begleitschreiben und semantischer Suche.

100 %

der Nachweise per KI zugeordnet

Die Herausforderung

Was sich ändern musste

  • Hornex übergibt dem Bauherrn bei jedem Bauprojekt den Nachweisteil der Dokumentation: Zertifikate, Konformitätserklärungen, Druckprüfungen, Prüfberichte und Anleitungen. Es geht um Hunderte bis Tausende Dokumente von Dutzenden Subunternehmern und Herstellern.
  • Die Nachweise kommen laufend während der gesamten Bauzeit und in unterschiedlichen Formen: Papieroriginale, Scans, native PDFs, PDFs mit qualifizierter elektronischer Signatur, sogar CDs mit Herstellerunterlagen.
  • Der Bauherr verlangt die Dokumentation in einer festen Baumstruktur.
  • Jedes Dokument musste manuell benannt, dem richtigen Kapitel zugeordnet und nummeriert werden. Die Nummerierung entstand nach Eingang der Nachweise, nicht nach System.
  • Eine bestimmte Erklärung unter einem Dutzend ähnlicher Zertifikate zu einem Material zu finden, hieß, die Dokumente eines nach dem anderen durchzugehen.
  • Es fehlte der Überblick, welche Kapitel bereits vollständig sind, welche Nachweise fehlen und welche bald ablaufen.

Die Arbeit häufte sich am Projektende, zur Übergabe und Abnahme. Sie war langwierig, fehleranfällig und hing von wenigen Personen ab, die die Struktur kannten.

Die Lösung

Was wir umgesetzt haben

Wir haben eine Webanwendung entworfen, in der die KI sortiert und Menschen entscheiden. Kein weiterer Dateispeicher, sondern ein Prozess vom Hochladen des Nachweises bis zur Übergabe an den Bauherrn.

  • Massenupload der Nachweise; die KI schlägt Bezeichnung, Kapitel, Kategorie und Bauwerke vor.
  • Dokumentationsstruktur aus einer Vorlage, anpassbar für jedes Projekt.
  • Einheitliche ID, die in jedes Dokument eingebrannt wird; signierte Originale bleiben unverändert.
  • Begleitschreiben zum Export für das gesamte Bauprojekt, einen Abschnitt oder ein einzelnes Bauwerk.
  • Vollständigkeitsübersicht in Echtzeit und semantische Suche im Inhalt der Dokumente.

Stimme des Kunden

“Beim Digitalisierungsgrad dieses Prozesses sind wir dank dieser Lösung von −10 auf +10 gekommen.”

– Juraj Rosenberg, CEO, Hornex

Die Ergebnisse

Was sich nach der Einführung geändert hat

  • Die Lösung ist im Produktivbetrieb. Das manuelle Sortieren und Benennen der Nachweise wurde durch die Prüfung der KI-Vorschläge ersetzt. Menschen bestätigen, statt zu sortieren.
  • Jedes Dokument der übergebenen Dokumentation trägt eine einheitliche ID und ist über das Begleitschreiben auffindbar – auf Papier wie elektronisch.
  • Der Stand der Dokumentation ist laufend während der Bauzeit sichtbar, nicht erst bei der Übergabe. Fehlende Kapitel und abgelaufene Nachweise sind bekannt, bevor der Bauherr danach fragt.
  • Die Vorbereitung der Übergabe für das gesamte Bauprojekt oder einen Teil davon reduziert sich auf die Auswahl des Umfangs und den Export – ohne manuelles Zusammenstellen von Listen.

Eingesetzte Lösung

Administration & DokumentePrüfung & ComplianceAI Document Automation

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